Polityka prywatności

Polityka prywatności i ochrony danych osobowych

1. Administrator danych i zakres polityki

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku ze sprzedażą prowadzoną pod marką meadowandmaple za pośrednictwem sklepu meadowandmaple.com jest meadowandmaple, adres korespondencyjny: 5006 FORT SUMTER RD APT D, RALEIGH, NC 27606, Stany Zjednoczone. Kontakt w sprawach dotyczących prywatności i wykonywania praw związanych z danymi osobowymi: hiassist@meadowandmaple.com, tel. +1 252 221 5226.

Polityka dotyczy danych przetwarzanych przy zakupie szafek i regałów na obuwie, regałów i półek do przechowywania, produktów do organizacji łazienki, mebli do salonu oraz powiązanych akcesoriów. Sklep zbiera i wykorzystuje wyłącznie dane adekwatne do konkretnego celu i nie wymaga informacji, które nie są potrzebne do realizacji sprzedaży, dostawy, obsługi posprzedażowej, bezpieczeństwa sklepu albo komunikacji, na którą użytkownik dobrowolnie wyraził zgodę.

2. Jakie dane są przetwarzane

Przy składaniu i realizacji zamówienia mogą być przetwarzane: imię i nazwisko, adres dostawy, adres rozliczeniowy, adres e-mail, numer telefonu, dane dotyczące zamówionych produktów, numer i wartość zamówienia, wybrana metoda dostawy, informacje o statusie płatności i dostawy oraz dane konieczne do wystawienia dokumentu sprzedaży.

Przy płatności sklep otrzymuje wyłącznie informacje potrzebne do potwierdzenia i rozliczenia transakcji. Jeżeli wybrana metoda płatności wymaga podania danych karty lub innych danych uwierzytelniających, są one przekazywane do dostawcy płatności obsługującego transakcję w zakresie wymaganym przez tę metodę. Sklep nie wykorzystuje pełnych danych instrumentu płatniczego do własnych celów.

W związku ze zwrotem, reklamacją lub inną sprawą posprzedażową mogą być przetwarzane dane kontaktowe, numer zamówienia, treść korespondencji, informacje o produkcie, zdjęcia lub inne materiały przesłane dobrowolnie w celu udokumentowania wady, uszkodzenia, brakującej części albo problemu z dostawą.

Podczas korzystania ze sklepu mogą być rejestrowane podstawowe dane techniczne i bezpieczeństwa, takie jak adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce, znaczniki czasu, identyfikatory sesji oraz zdarzenia potrzebne do zapewnienia działania sklepu, wykrywania nadużyć, ochrony przed nieautoryzowanym dostępem i diagnozowania błędów.

Jeżeli użytkownik samodzielnie zapisze się na otrzymywanie informacji handlowych lub produktowych, przetwarzany jest adres e-mail oraz zapis udzielonej zgody. Dane te nie są wykorzystywane do takiej komunikacji bez uprzedniej, dobrowolnej zgody.

3. Cele i podstawy przetwarzania

Dane zamówienia, dane kontaktowe i dane dostawy są przetwarzane w celu przyjęcia zamówienia, potwierdzenia płatności, przygotowania wysyłki, przekazania przesyłki przewoźnikowi, informowania o jej statusie oraz wykonania obowiązków związanych ze sprzedażą.

Dane dotyczące zwrotów, reklamacji i korespondencji są wykorzystywane do ustalenia stanu zamówienia, weryfikacji zgłoszenia, organizacji odbioru lub ponownej wysyłki, rozliczenia zwrotu środków oraz obrony lub realizacji praw stron. W przypadku zwrotu środków informacja o refundacji może być przetwarzana również przez dostawcę płatności; po zleceniu refundacji jej zaksięgowanie przez bank lub operatora płatności może zwykle zająć 3–6 dni roboczych.

Dane rozliczeniowe i dokumentacyjne są przechowywane, gdy jest to konieczne do wykonania obowiązków podatkowych, księgowych lub innych obowiązków dotyczących dokumentacji transakcji.

Dane techniczne i logi bezpieczeństwa są przetwarzane w uzasadnionym celu ochrony sklepu, klientów i transakcji przed nadużyciem, próbami przejęcia danych, fałszywymi zamówieniami oraz innymi zdarzeniami mogącymi naruszyć bezpieczeństwo.

Informacje handlowe lub produktowe są wysyłane wyłącznie na podstawie dobrowolnej zgody użytkownika. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność wcześniejszego przetwarzania, ale powoduje zaprzestanie dalszej komunikacji opartej na tej zgodzie.

4. Udostępnianie danych i granice dostępu

Dane nie są sprzedawane, wynajmowane ani przekazywane podmiotom trzecim do ich niezależnych celów handlowych. Dostęp otrzymują wyłącznie podmioty niezbędne do działania sklepu lub wykonania konkretnego zamówienia, i tylko w zakresie potrzebnym do wykonania ich zadania.

Sklep działa na platformie Shopify, dlatego dane mogą być przetwarzane w infrastrukturze technicznej Shopify w zakresie koniecznym do obsługi sklepu, zamówień, płatności, bezpieczeństwa i działania systemu.

W celu dostarczenia mebli, regałów, produktów do przechowywania i akcesoriów odpowiednie dane odbiorcy mogą zostać przekazane przewoźnikowi realizującemu daną przesyłkę. Sklep korzysta z USPS, DHL Express, UPS oraz FedEx. Przewoźnik otrzymuje wyłącznie dane potrzebne do doręczenia, kontaktu w sprawie przesyłki oraz obsługi zdarzeń transportowych.

Dane niezbędne do płatności są przekazywane właściwemu, zgodnemu z wymogami bezpieczeństwa dostawcy usług płatniczych wybranemu w procesie zakupowym. Zakres danych zależy od wybranej metody płatności i ogranicza się do informacji potrzebnych do autoryzacji, rozliczenia, refundacji oraz przeciwdziałania oszustwom płatniczym.

Dane mogą zostać ujawnione właściwemu organowi publicznemu wyłącznie wtedy, gdy istnieje obowiązek prawny ich przekazania. Każdy zewnętrzny odbiorca odpowiada za bezpieczeństwo danych w zakresie własnych czynności i obowiązków. Administrator odpowiada za zgodność własnego przetwarzania, dobór podmiotów przetwarzających oraz ograniczenie przekazywanych danych do niezbędnego minimum.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Ze względu na lokalizację administratora, działanie platformy e-commerce, systemów płatniczych oraz międzynarodowych przewoźników niektóre dane mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Takie przekazanie odbywa się wyłącznie przy zastosowaniu mechanizmu zapewniającego wymagany poziom ochrony. Może to obejmować decyzję stwierdzającą odpowiedni poziom ochrony dla określonego odbiorcy lub państwa albo standardowe klauzule umowne wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami technicznymi i organizacyjnymi, jeżeli są potrzebne. Zakres przekazywanych danych jest ograniczany do informacji koniecznych dla danej usługi.

Użytkownik może zwrócić się na adres hiassist@meadowandmaple.com o informację dotyczącą zabezpieczeń stosowanych przy przekazywaniu jego danych poza EOG.

6. Okresy przechowywania danych

Dane transakcyjne i dokumenty rozliczeniowe są przechowywane przez okres potrzebny do wykonania obowiązków związanych z daną sprzedażą, a dokumentacja wymagająca zachowania dla celów podatkowych lub księgowych – co do zasady przez 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął właściwy termin rozliczeniowy. Jeżeli trwa spór, kontrola lub postępowanie wymagające zachowania określonego dokumentu, odpowiednie dane mogą być przechowywane do zakończenia tej sprawy.

Dane zamówienia, dostawy, zwrotu, reklamacji i obsługi posprzedażowej są aktywnie wykorzystywane tylko przez okres niezbędny do wykonania zamówienia lub zamknięcia zgłoszenia. Następnie ograniczony zestaw informacji może być zachowany przez okres potrzebny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, nie dłużej niż 6 lat od zakończenia wykonania umowy, chyba że rozpoczęte postępowanie uzasadnia dalsze przechowywanie.

Zwykła korespondencja z obsługą klienta, która nie jest potrzebna do wykonania zamówienia, reklamacji, obowiązku dokumentacyjnego ani ochrony przed roszczeniem, jest usuwana albo anonimizowana nie później niż po 12 miesiącach od zamknięcia sprawy.

Standardowe logi techniczne i bezpieczeństwa są przechowywane do 12 miesięcy. Dane dotyczące konkretnego incydentu bezpieczeństwa mogą być przechowywane dłużej, wyłącznie do czasu zakończenia jego analizy, obsługi i ewentualnego postępowania.

Dane wykorzystywane do dobrowolnej komunikacji informacyjnej są przetwarzane do chwili cofnięcia zgody. Po jej cofnięciu dalsza wysyłka ustaje, a zachowany może zostać jedynie minimalny zapis potrzebny do wykazania i respektowania wycofania zgody.

Po upływie właściwego okresu dane są usuwane lub trwale anonimizowane, chyba że ich dalsze zachowanie jest wymagane z powodu niezakończonego obowiązku prawnego albo postępowania.

7. Prawa osoby, której dane dotyczą

Osoba, której dane dotyczą, może żądać informacji o przetwarzaniu i kopii swoich danych, sprostowania danych nieprawidłowych, uzupełnienia danych niekompletnych, usunięcia danych w przypadkach, w których nie ma już podstaw do ich dalszego przetwarzania, oraz ograniczenia przetwarzania w przewidzianych sytuacjach.

Można również wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie administratora oraz w dowolnym momencie cofnąć zgodę na komunikację, która była prowadzona na podstawie zgody.

Jeżeli dane zostały przekazane przez użytkownika, a ich przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub w związku z wykonaniem umowy, użytkownik może żądać otrzymania danych w powszechnie używanym, ustrukturyzowanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz, gdy jest to technicznie możliwe, ich przekazania innemu administratorowi.

Żądania dotyczące danych należy kierować na hiassist@meadowandmaple.com. Dla ochrony danych sklep może poprosić o dodatkowe informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej wniosek, jeżeli istnieją uzasadnione wątpliwości co do jej tożsamości.

Odpowiedź jest udzielana bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu jednego miesiąca od otrzymania żądania. Jeżeli sprawa jest szczególnie złożona lub jednocześnie wpłynęła większa liczba wniosków, termin może zostać przedłużony maksymalnie o kolejne dwa miesiące; informacja o przedłużeniu i jego przyczynie jest przekazywana w pierwszym miesiącu.

Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane nieprawidłowo, ma również prawo wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego, w szczególności do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Polsce.

8. Bezpieczeństwo danych i podział odpowiedzialności

Administrator ogranicza dostęp do danych do osób i dostawców, którzy potrzebują ich do realizacji określonego zadania. Zakres danych przekazywanych przewoźnikowi, operatorowi płatności lub dostawcy technologii jest ograniczony do minimum wynikającego z danej usługi. Dostawcy działający w imieniu administratora mogą przetwarzać dane jedynie w uzgodnionym zakresie i z obowiązkiem stosowania odpowiednich zabezpieczeń.

Przewoźnicy i operatorzy płatności odpowiadają za bezpieczeństwo operacji wykonywanych w ramach własnych systemów oraz za te czynności, w których samodzielnie określają wymagany sposób przetwarzania. Administrator nie przenosi na nich odpowiedzialności za własne decyzje dotyczące danych i pozostaje odpowiedzialny za czynności wykonywane po swojej stronie.

Użytkownik powinien podawać aktualne i prawidłowe dane potrzebne do dostawy i kontaktu oraz chronić dostęp do własnej poczty elektronicznej, telefonu i urządzeń. Nie należy przesyłać w wiadomościach danych szczególnie wrażliwych, numerów pełnych kart płatniczych ani innych informacji, które nie są potrzebne do rozwiązania konkretnej sprawy.

W razie naruszenia bezpieczeństwa danych administrator ocenia jego zakres i ryzyko, ogranicza skutki zdarzenia oraz dokonuje wymaganych zawiadomień do właściwych organów lub osób, jeżeli charakter incydentu tego wymaga.

9. Minimalizacja danych i brak nieuprawnionego wykorzystania

Sklep nie tworzy dodatkowych zbiorów danych w celu ich odsprzedaży, nie udostępnia danych reklamodawcom do ich własnych kampanii i nie wykorzystuje danych z zamówień do niezwiązanych z zakupem celów marketingowych bez dobrowolnej zgody użytkownika.

Dane o zakupie mebli, organizatorów, regałów, szafek na obuwie, produktów łazienkowych i akcesoriów są wykorzystywane tylko w zakresie potrzebnym do prawidłowej realizacji transakcji, dostawy, zwrotu, reklamacji, obsługi klienta, bezpieczeństwa oraz wymaganej dokumentacji. Dane niepotrzebne do tych celów nie powinny być zbierane ani utrzymywane.

10. Kontakt w sprawach prywatności

Administrator: meadowandmaple

E-mail: hiassist@meadowandmaple.com

Telefon: +1 252 221 5226

Adres korespondencyjny: 5006 FORT SUMTER RD APT D, RALEIGH, NC 27606, Stany Zjednoczone

Obsługa klienta: poniedziałek–piątek, 9:00–17:30.

W weekendy oraz w polskie dni ustawowo wolne od pracy obsługa klienta jest nieczynna.